代表者が交代したら会社印鑑は作り直すべき？印鑑届書の手続きも解説

会社の代表者が交代したら、印鑑は作り直す必要がある？

会社の代表者が交代するとき、多くの実務担当者が気になるのが「会社印鑑（代表者印）は新しく作り直さなければならないのか」という点です。
代表者が変わるのだから印鑑も新しくするのが当然、と思い込んでしまいがちですが、実はそうとは限りません。
この記事では、代表者交代のタイミングで印鑑をどう扱うべきか、必要になる手続きとあわせて整理していきます。

【この記事の結論：一番にお伝えしたいこと】

代表者が交代しただけでは、会社印鑑（代表者印）自体を作り直す必要はないケースがほとんどです。一般的な代表者印の印影は「株式会社〇〇之印」のように社名のみで構成されており、個人の氏名や役職名が入っていないため、そのまま新代表者が引き続き使用できます。ただし、法務局への印鑑届出は任意化されているものの、実務上は多くの企業が継続しており、変更登記にあわせて印鑑届書を提出するのが一般的です。印鑑カードも、届書の引き継ぎ欄にチェックすることで前代表者のものをそのまま使えます。一方、印影に前代表者個人の氏名が入っている場合や、印鑑自体が摩耗・破損している場合は、このタイミングで新調を検討するとよいでしょう。

代表者印は「会社」の印鑑？「個人」の印鑑？

作り直しの要否を判断する前に、そもそも代表者印がどのような性質の印鑑なのかを整理しておきましょう。

印影に代表者の役職名や氏名は入っている？

一般的な代表者印は、外側の円に「株式会社〇〇」、内側の円に「代表取締役印」というように、社名と役職名のみで構成されているケースがほとんどです。
個人の氏名までは彫り込まれていないことが多く、この場合の印鑑は特定の個人に紐づいたものではありません。

入っていなければ交代後もそのまま使える理由

代表者印は、あくまで会社という組織に帰属する印鑑です。
印影に個人を特定する情報が含まれていなければ、代表者が交代しても、新しい代表者がそのまま同じ印鑑を引き続き使用して問題ありません。
実際、多くの企業では代表者交代のたびに印鑑を新調するのではなく、既存の印鑑を引き継ぐ運用が一般的です。

代表者交代のとき、印鑑届書の提出は必要？

印鑑自体は引き継げるとしても、法務局への届出手続きは別途必要になる場合があります。
ここでは、印鑑届書に関する制度と実務上の扱いを解説します。

印鑑届書はいつ・誰が提出する？

令和3年2月15日の商業登記法改正により、法務局への印鑑届出はそれまでの義務から任意へと変更されました。
ただし届出を行う場合は、代表者の変更登記の申請とあわせて、新代表者が印鑑届書を提出する形が原則です。
印鑑カードについては、届書の引き継ぎ欄にチェックを入れることで、前代表者が使用していたものをそのまま新代表者が使い続けることができます。

提出は任意でも実務上は提出するケースが多い理由

印鑑届出が任意化されたとはいえ、実務上は依然として多くの企業が届出を継続しています。
登記をオンラインではなく書面で申請する場合、印鑑届書の提出が求められる場面があるためです。
また、金融機関や取引先との契約手続きでは、法務局発行の印鑑証明書の提出を求められることが多く、印鑑証明書を取得するためには印鑑の届出が前提となります。
このような実務上の必要性から、多くの企業が引き続き印鑑届出を行っているのが実情です。

印鑑を作り直したほうがいいケースとは？

代表者交代のみを理由に印鑑を作り直す必要は基本的にありませんが、状況によっては新調を検討したほうがよいケースもあります。

印影に前代表者の氏名が入っている場合

士業事務所や小規模な法人の中には、代表者印の印影に個人の氏名まで彫り込んでいるケースもあります。
この場合、印鑑が前代表者個人に紐づいたものとなっているため、代表者交代を機に新しい代表者名義の印鑑を作り直す必要があります。
ご自身の会社の印鑑がどちらのタイプに該当するか、まずは印影を確認しておくとよいでしょう。

摩耗・破損などで買い替えのタイミングが重なった場合

印鑑は長年使用していると、印面が摩耗して印影が不鮮明になったり、欠けが生じたりすることがあります。
代表者交代のタイミングを、こうした劣化した印鑑を新調するきっかけとして活用する企業も少なくありません。
印鑑自体に問題がなければ急いで買い替える必要はありませんが、状態が気になる場合はこの機会に見直しておくと安心です。

代表者交代にともなう手続きの流れ

印鑑をそのまま使う場合でも、代表者交代にともなう登記手続き自体は必要です。
ここでは、必要書類と手続きの流れを整理します。

必要書類は？

代表者交代の登記には、株主総会議事録（または取締役会議事録）、新代表者の就任承諾書、代表者個人の印鑑証明書などが必要になります。
取締役会を設置していない会社では、新たに取締役に就任する方の就任承諾書に個人の実印を押印し、印鑑証明書を添付する必要がある点にも注意しましょう。
なお、変更前の代表者が法務局に届け出ていた印鑑（会社実印）を議事録などに押印している場合は、別途の印鑑証明書添付が不要になるケースもあります。

手続きの順序・タイミング

代表者交代の変更登記は、株主総会や取締役会での代表者選定を経たあと、法務局へ申請します。
印鑑届書を提出する場合は、この変更登記の申請と同時に行うのが一般的な流れです。
登記申請から手続き完了までの期間には余裕を持ち、必要書類は事前にまとめて準備しておくとスムーズです。

よくある疑問

ここでは、代表者交代にともなう印鑑まわりの手続きについて、よく寄せられる疑問にお答えします。

印鑑カードも新しくする必要がある？

印鑑カードについても、基本的には新しく発行し直す必要はありません。
印鑑届書の引き継ぎ欄にチェックを入れることで、前代表者が使用していた印鑑カードを新代表者がそのまま引き継いで使用できます。
紛失してしまっている場合は、別途カードの再発行手続きが必要になりますので、あわせて確認しておきましょう。

印鑑カードや印鑑自体を紛失してしまった場合の手続きについては、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

銀行印・角印も交代のたびに変える必要がある？

銀行印や角印は、代表者印とは異なり法務局への届出対象ではありません。
そのため、代表者交代のみを理由に作り直す必要は基本的にありません。
ただし、銀行印については金融機関側で名義変更の届出が必要になる場合があるため、取引銀行に確認しておくと安心です。

まとめ｜代表者交代だけを理由に印鑑を作り直す必要はない

会社の代表者が交代しても、印影に個人名が入っていない一般的な代表者印であれば、そのまま新代表者が引き続き使用できます。
代表者交代にともなって必要になるのは、印鑑そのものの作り直しよりも、変更登記や印鑑届書の提出といった手続き面です。

一方で、印影に前代表者の氏名が入っている場合や、印鑑の摩耗・破損が気になる場合には、このタイミングでの新調を検討していただくとよいでしょう。
ご自身の会社の印鑑がどちらに該当するか、まずは印影を確認するところから始めてみてください。

代表者交代と会社印鑑に関するよくある質問（Q&A）

Q. 代表者が交代したら、必ず印鑑届書を提出しなければなりませんか？

A. 令和3年の商業登記法改正により、印鑑届出は義務ではなく任意になっています。ただし、印鑑証明書の取得や取引先とのやり取りで印鑑の届出が実務上必要になる場面が多いため、多くの企業が変更登記とあわせて提出を継続しています。

Q. 前代表者が使っていた印鑑をそのまま新代表者が使っても問題ありませんか？

A. 問題ありません。代表者印は個人ではなく会社に帰属する印鑑であるため、印影に個人名が含まれていなければ、代表者交代後もそのまま引き続き使用できます。

Q. 代表者交代を機に、あえて印鑑を新調してもいいですか？

A. もちろん問題ありません。義務ではありませんが、印鑑の摩耗や破損が気になっている場合や、心機一転を図りたい場合には、代表者交代のタイミングで新調される企業も少なくありません。

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